Un assistant de gestion administrative en urbanisme (H/F)

*Poste à pourvoir rapidement*

Vous serez principalement chargé(e) de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, préparer les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l’organisation, assister le/la responsable dans l’organisation du travail du service, accueillir, orienter, renseigner le public par téléphone ou courrier électronique, préparer les dossiers à l’instruction et traiter les dossiers simples.

MISSIONS PRINCIPALES :

Accueil téléphonique et numérique :
– Répond aux appels téléphoniques, renseigne, prend des messages si nécessaire
– Réceptionne, filtre, traite ou réoriente et classe les courriers électroniques
– Recherche et diffuse des informations
– Hiérarchise des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
– Oriente, conseille le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
– Conseille les usagers et agents sur les procédures

Traitement des dossiers et saisie de documents :
– Prépare les dossiers à l’instruction et traite les dossiers simples identifiés par le/la responsable
– Saisit des documents de formes et de contenus divers
– Gère et actualise les bases d’informations du service
– Tient à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
– Enregistre et saisit des données informatiques

Gestion de l’information, classement et archivage de documents
– Réceptionne, enregistre et vérifie des dossiers
– Photocopie, scanne et assemble des documents
– Trie, classe et archive des documents
– Synthétise et présente des informations
– Prépare les dossiers pour les instructeurs/ trices ou le/la responsable hiérarchique

MISSIONS SECONDAIRES :
Planification et suivi :
– Renseigne des tableaux de suivi des activités du service
– Assure l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
– Utilise des logiciels et des progiciels
– Tous travaux ponctuels à la demande de la Directrice Générale des Services ou du responsable de pôle.

PROFIL RECHERCHE ET QUALITES REQUISES :
Niveau d’études : Niveau IV (BAC ou équivalent)
Diplômes spécifiques : Formation en urbanisme souhaitée, notions en urbanisme exigées

Savoirs et savoir- faire :
– Connaissances en matière d’urbanisme et ADS (lecture de différents types de plans et documents, techniques de recherche documentaire, vocabulaire professionnel du service)
– Réalisation de différentes missions simultanément
– Maitrise de l’outil informatique et bureautique (Progiciels de gestion, logiciels de bureautique
– Techniques de secrétariat (Communication orale et écrite, prise de notes, etc.)
– Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales (procédures du service, procédures administratives.)

Savoir être :
– Esprit d’équipe ;
– Rigueur, sens de l’organisation du travail
– Gestion des délais
– Autonomie et curiosité
– Sens du service public (neutralité, égalité de traitement des usagers, respect de l’intérêt général, confidentialité);
– Assiduité, ponctualité

CANDIDATURES :
Poste à pourvoir : dès que possible
Les candidatures sont à adresser à l’attention de la Présidente de la Communauté de Communes de Serre-Ponçon