Secrétaire polyvalent(e) (H/F)

1°) Gestion administrative et comptable
– secrétariat : réponse aux courriers/mailings, classement, archivage, gestion des plannings, suivi des échéances, saisie et mise en forme les documents,
– mise à jour des tableaux de bord et des fichiers : renseigner l’activité sur l’intranet (Ariane), mettre à jour le fichier des bénévoles,
– suivi administratif des volontaires en service civique,
– préparation des dossiers de subventions, envoi et suivi des demandes,
– gestion quotidienne et précise de l’outil comptable : commandes (bons de commande, factures,..), financements (subventions, conventions de partenariat ), notes de frais,
– gestion et suivi du matériel : inventaires, gestion de stock, parc bureautique ou véhicules.

2°) Organisation administrative et logistique des actions
– planification, recherche de bénévoles disponibles pour intervenir, préparation des actions et mise à disposition du matériel,
– préparation et suivi des déplacements (ordre de mission, vérification notes de frais et transmission).

3°) Gestion administrative des stages PRF (sur mise à disposition)
– gestion du planning des stages et des intervenants,
– constitution et suivi des dossiers des stagiaires (de la convocation aux comptes rendus auprès des préfectures et tribunaux) et des dossiers entreprises (conventions, factures ),
– suivi comptable : gestion en fonction des échéances règlementaires et internes.

4°) Accueil : gérer les appels et les demandes : réception, prise de messages, orientation vers les interlocuteurs, primo renseignements.