SECRETAIRE MEDICALE ONCOLOGIE – H/F

Description :

DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE

Description reproduite en cas de publication de poste

 

Secrétaire médicale en Unité d’Hospitalisation de Jour, des consultations et d’hospitalisation d’oncologie (secrétariat mutualisé).

_Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs._

 

MISSIONS PRINCIPALES

–          Accueil physique des patients et leur famille, des visiteurs médicaux (prestataires de services, laboratoires, etc.), de professionnels de santé de l’établissement (médecins, cadres, etc…),

–          Production des courriers médicaux (de consultation, des cures de chimiothérapie, d’expertises, administratifs, nutrition et du Comité d’Onco-Hématologie),

–          Gestion du courrier arrivé et départ_,_

–          Classement des dossiers de consultation ainsi que des classeurs de chimiothérapie dans le dossier hospitalier,

–          Gestion des boîtes mails secrétariats,

–          Numérisation des documents,

–          Gestion du courrier externe et interne,

–          Gestion des messages pour les médecins (agenda, demandes RDV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents…).

 

MISSIONS ANNEXES / SPÉCIFIQUES

·         Correspondance et gestion des dossiers avec la secrétaire des 3C.

·         Gestion de la liste des courriers en attente de dictée et du tableau de bord informatique des médecins,

·         Saisie et gestion des tableaux des astreintes médicales,

·         Prise des rendez-vous des expertises et frappe des certificats médicaux d’expertise,

·         Préparation minutieuse des consultations d’Oncologie (appel de chaque patient avant chaque consultation, récupération de l’ensemble des bilans et autres examens nécessaires à la consultation du jour…),

·         Codage du PMSI dans WEBDIAG des chimiothérapies sur l’Hôpital de Jour après récupération du CIM 10 sur la fiche RCP,

·         Préparation, gestion et suivi du Comité,

·         Saisie Primo-chimio orale,

·         Création et gestion informatique du planning Crossway (consultations – consultations urgentes et HDJ),

·         Gestion des messages des patients,

·         Gestion du planning prévisionnel des congés annuels et formation des médecins du service et du planning hebdomadaire,

·         Mise à jour du tableau des astreintes médicales mensuelles

·         Accueil et encadrement de nouveaux personnels et stagiaires,

·         …

LIAISONS FONCTIONNELLES

Internes :

Chef de l’Unité Médicale d’Activité,

Praticiens hospitaliers de l’Unité Médicale d’Activité,

Cadre de santé co-gestionnaire du Pole,

Cadre de l’unité médicale,

Personnel médical, para médical et administratif.

 

Externes :

Médecins et secrétaires extra hospitaliers,

Usagers externes.

 

LIENS HIÉRARCHIQUES

Hiérarchie administrative :

Directeur(trice) des ressources humaines,

Attachée d’Administration Hospitalière – Responsable des secrétariats médicaux,

AMA Référente de Pole –coordinatrice.

 

Hiérarchie fonctionnelle :

Direction du Pôle CPR,

Chef de Service de d’oncologie,

Médecins du Service de d’oncologie,

Cadre de santé du Service d’oncologie hospitalisation et cadre de santé du service des consultations-hospitalisations de jour d’oncologie.

 

_Rythme de travail : _

JOUR à Amplitude : 7 H 40 

Horaires : 8H20 – 16H00 ou 8h30-16h10 ou 9H20 – 17H00

 

_Exigences relationnelles :_

– Discrétion,

– Ecoute et disponibilité,

– Réactivité,

– Travail en équipe,

– Polyvalence,

– Adaptabilité,

 

_Autres :_

Secrétariat de l’hospitalisation, de l’hôpital de jour et des consultations mutualisé : équipe de quatre secrétaires médicales.

 

_Logiciels utilisés :_

• CROSSWAY (UNIT – RDWIN),

• WORD,

• EXCEL,

• CPAGE,

• Logiciel Archives,

• Internet et Intranet.

Profil recherché :

PRÉ REQUIS OBLIGATOIRES :

·         Aisance à la saisie des comptes rendus,

·         Maîtrise de la terminologie médicale,

·         Savoir-être.

 

PRÉ REQUIS SOUHAITÉS

æ Compétences techniques :

     • Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques.

     • Maîtrise de la fonction d’accueil.

     Y Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé.

 

æ Compétences sociales :

     • Travail en équipe.

     • Transmission de l’information.

     •Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.

 

æ Compétences organisationnelles :

     • Facilités d’adaptation à la polyvalence.

     • Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.