Secretaire (H/F)

Vous aimez la polyvalence de votre métier et souhaitez contribuer au bien être et confort de nos résidents/patients Vous êtes au bon
endroit. Au sein de la résidence Les Pastoureaux nous recherchons avant tout des personnes engagées et enthousiastes pour rejoindre nos équipes et exercer à nos côtés une mission porteuse de sens.
VOS ATOUTS POUR RÉUSSIR: Votre polyvalence, Votre conscience professionnelle, Votre sens de l’organisation, Votre capacité à vous adapter aux situations d’urgences liées au fonctionnement de l’établissement; L’Esprit d’équipe; La Soif d’apprendre
Activités principales ( listes non exhaustives): Gestion des appels téléphoniques,–>Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes, –> Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires, –> Évaluer l’urgence d’un appel et alerter l’interlocuteur adapté à la situation etc.
–> Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs
Accueil physique: –>Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes
pratiques; –> Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d’hébergement. Présenter les prestations fournies.; Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction; –> Remettre le livret d’accueil au résident; –> Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation
Gestion des dossiers administratifs des résidents: –> Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents; –> Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents; –>Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne,
pédicure, repas accompagnants,. –> Assurer les encaissements et les remises bancaires; –> Suivre les impayés et les contentieux
Activités administratives: –> Veiller à l’affichage des programmes d’animation et des menus; –> Assurer la gestion de la « boutique »; –> Assurer le suivi des commandes de repas du personnel; –> Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks; –> Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Facturation une fois par semaine; –> Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs,..) pour la résidence comme pour les résidents; –>Classer les copies des courriers. Ranger les archives
–> Saisir quotidiennement dans l’outil informatique les statistiques
Gestion administrative du personnel: –> Accueillir et participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs; –> Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé), –>Effectuer les déclarations uniques d’embauche; –> Tenir à jour le dossier du salarié; –> Tenir à jour le « classeur visite et contrôle »; –>Organiser et suivre les visites médicales des salariés