SECRETAIRE COMMERCIALE (H/F)

“- Réalisation des facturations trimestrielles
– Traitement des impayés et suivi des créances clients tout au long de l’année
– Mise en œuvre des relances clients (mail, courrier) selon un calendrier défini
– Mise à jour des tableaux de suivi des créances et paiements
– Suivi administratif des litiges de facturation
– Alerte et transmission des situations à la cheffe de service
– Édition et envoi des attestations clients annuelles
– Envoi des courriers d’information clients (augmentation de tarifs, taxe d’apprentissage)
– Saisie, mise en forme et suivi administratif des devis clients
– Création et mise à jour des comptes clients dans les logiciels de gestion
– Préparation, mise à jour et classement des contrats clients (annuels / N+1)
– Vérification des contrats à renouveler ou non
– Constitution des dossiers clients pour l’année suivante
– Mise à jour des tarifs dans le logiciel EIG
– Envoi des informations tarifaires aux clients
– Dépôt et actualisation des documents obligatoires sur les plateformes clients
(Actradis, e-attestation, etc.)
– Suivi des échéances de validité des documents contractuels
– Alerte en cas de non-conformité bloquant l’activité
– Suivi administratif des assurances (réception, vérification et relance des attestations)
– Vérification en début d’année de la conformité des documents des véhicules
(assurances, cartes grises, contrôles obligatoires)
– Classement, archivage et mise à jour des documents d’assurance
– Gestion administrative des litiges liés aux assurances
– Transmission des situations à la hiérarchie pour traitement
– Création et mise à jour des comptes fournisseurs
– Rapprochement factures / devis / bons de livraison
– Transmission des pièces à la comptabilité
– Vérification des devis et bons de commande non facturés en fin d’année
– Classement des documents fournisseurs
– Pointage hebdomadaire des feuilles de travaux et des passages
– Suivi des plannings d’activité (Google Drive)
– Mise à jour des bases de données clients et fournisseurs
– Archivage annuel des dossiers clients (N-1)
– Classement des documents administratifs scannés

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