Secrétaire administrative comptable (H/F)

MISSIONS GENERALES DU POSTE

Accueil

– Accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du standard et messagerie avec transmissions des informations aux personnes concernées
– Réception et tri du courrier et des mails

Élus :

– Lettre de remerciement pour les subventions
– Impression+ envoi

Salariés :

– Réalisation des fiches de paie pour l’ensemble des salariés de l’association.

Bénévoles :

– Vérification des feuilles de frais de déplacement

Stagiaires :

– Réception et impression de la prescription
– Création du dossier papier, informatique et tableau stagiaires
– Impression des documents administratifs pour la constitution du dossier HSP
– Contacte le futur stagiaire pour prise de rdv d’accueil avec demande de documents
– Après le RDV d’accueil, scanne les documents à mettre dans le dossier informatique
– Vérification du téléphone, mail, adresse.
– Envoi d’un mail au prescripteur pour information d’entrée du stagiaire
– Relance pour les documents manquants
– Sortie stagiaire, courrier de sortie stagiaire+ attestation de présence+ mail au prescripteur
– Archivage du dossier informatique et papier
– Envoi un tableau des sorties à l’ASFODEP et envoi de mail pour des suspensions
– Préparation des feuilles d’émargement pour le suivi région
– Facturation des permanences auprès des financeurs/partenaires/clients

Conseil d’administration :

– Élaboration de la convocation
– Envoi par mail
– Mettre en forme le compte rendu du conseil d’administration et le compte rendu de la réunion conseil d’administration et salariées

Assemblée Générale :

– Élaboration de la convocation
– Envoi par mail aux bénévoles, partenaires, élus

Logistique :

– Commande des repas, courses, réservation de salles+ envoi d’un courrier confirmant la demande aux maires
– Élaboration des commandes de fournitures administratives en consultant les besoins de chacun
– Établissement de la commande par mail+ appel au fournisseur pour date de livraison
– Réception et contrôle de la livraison, rangement
– Gestion du stock par tableau et distribution des besoins de fourniture par demande
– Gestion des clés des locaux

Clients :

– Élaboration des factures- Scan des émargements et de la facture et envoi par mail aux clients
– Encaissement des cours, notation dans le tableau clients et dans le tableau fond de caisse
– Vérification de la caisse