Assistante administrative (H/F)

Missions du poste :
Le titulaire du poste organise et coordonne pour un supérieur hiérarchique, la transmission et la rédaction des informations de services. Frappe, saisit et présente des notes et des documents généralement à caractère confidentiel.
Traite, exploite, suit une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques).
Réceptionne le courrier et organise les RV, reçoit et filtre les communications téléphoniques, établit un contact direct avec son supérieur hiérarchique et avec l’extérieur.
Est en contact direct avec les intervenants, le cabinet comptable, le cabinet d’avocats et autres organismes.
L’emploi/métier s’exerce en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique. Il nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les nombreuses demandes (téléphoniques, visites) provenant de l’entreprise, de l’extérieur ou du chef hiérarchique.

Activités principales :
– Filtrage d’appels téléphoniques
– Gestion de la réception des mails
– Accueil physique des clients
– Gestion de l’emploi du temps du supérieur hiérarchique
– Cogestion des plannings des intervenants avec la personne responsable des plannings
– Exploitation d’une partie des informations
– Gestion du personnel (répondre à leurs demandes, congés, absence, recrutement)
– Rédaction de courrier, devis et contrat clients
– Contribution à l’optimisation du processus de facturation à travers le relationnel client
– Prise de RV
– Mise en place de documents internes
– Classement
– Assurer la tenue des dossiers individuels des personnels mensuels
– RV de présentation intervenants/ nouveaux clients
– Traitement du courrier

– Spécificité du poste

– Remplacement partiel du supérieur hiérarchique en son absence
– Possibilité de remplacement lors d’absence d’une employée de maison

– Profil souhaité

Connaissances :
– connaître les règlementations dans le domaine des SAP, en connaitre les enjeux principaux

Capacités :
– savoir mettre en œuvre des procédures simples et complexes
– savoir utiliser les outils bureautiques et des logiciels
– savoir rédiger

Qualités :
autonomie,
rigueur
organisation et méthode,
capacité d’analyse,
respect des délais,
discrétion,
aisance relationnelle,
sens du travail en équipe
initiative,
sens du client
disponibilité

Diplôme et expérience :
Cet emploi est accessible avec un BTS secrétariat ou gestion minimum et/ou une expérience professionnelle significative dans la fonction.