Assistant(e) administratif(ve) / Secrétaire (H/F)

Dans le cadre de son développement, la Clinique des Pins recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) / Secretaire de cabinet (H/F).

Véritable pilier de l’organisation du cabinet, vous êtes le premier contact de nos patients et contribuez chaque jour à leur offrir un accueil chaleureux, une prise en charge de qualité et une expérience fluide. Nos valeurs : rigueur, bienveillance, écoute et qualité.

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation au travers de l’offre.

I- VOS MISSIONS

Accueil et relation patient

– Accueillir les patients avec professionnalisme, courtoisie et bienveillance.
– Identifier leurs besoins et les orienter vers le bon interlocuteur.
– Garantir une expérience patient de qualité dans le respect de la confidentialité.

Gestion du standard téléphonique

– Répondre aux appels entrants.
– Gérer les prises, modifications et annulations de rendez-vous.
– Traiter les demandes urgentes selon les protocoles du cabinet.
– Effectuer les rappels et confirmations de rendez-vous.
– Assurer la transmission des informations auprès de l’équipe.

Gestion administrative et financière

– Créer et mettre à jour les dossiers patients.
– Établir les devis et les ententes financières.
– Réaliser la facturation et les encaissements.
– Assurer le suivi administratif des dossiers.
– Préparer les éléments nécessaires au suivi comptable.

Organisation du cabinet

– Participer à l’ouverture du cabinet.
– Coordonner les plannings des praticiens, des assistantes et des patients.
– Gérer les commandes de fournitures et les relations avec les fournisseurs.
– Contribuer au bon fonctionnement quotidien du cabinet.

Gestion administrative des fournisseurs

– Vérifier et classer les factures fournisseurs.
– Préparer les éléments nécessaires aux règlements.
– Assurer le suivi des dépenses et l’archivage administratif.

Environnement de travail

– Veiller à la bonne tenue des espaces d’accueil et administratifs.
– Signaler les besoins d’entretien ou de maintenance.
– Participer au maintien d’un environnement accueillant, organisé et professionnel.

II- PROFIL RECHERCHE

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre organisation et votre excellent relationnel.

Formation

– Bac +2 minimum, idéalement en secrétariat médical, gestion administrative, assistanat de direction ou équivalent.
– Une expérience en cabinet dentaire serait un atout.

Compétences

– Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
– Bonne connaissance des procédures administratives et de facturation.
– Capacité à gérer les priorités et plusieurs tâches simultanément.
– Respect des procédures et des protocoles internes.

Qualités

– Sens de l’accueil et de la satisfaction patient.
– Rigueur et sens de l’organisation.
– Discrétion et respect de la confidentialité.
– Esprit d’équipe.
– Réactivité et capacité d’adaptation.
– Bonne gestion du stress et des imprévus.