Assistant administratif H/F (H/F)

Appui administratif au dispositif :
– Assurer l’accueil physique et téléphonique, le traitement des courriels, ainsi que le secrétariat courant du service
– Mettre à jour les tableaux de suivi, les bases de données et les dossiers des personnes accompagnées
– Produire, fiabiliser et suivre des outils de pilotage de l’activité : tableaux de bord, statistiques, indicateurs, reportings
– Organiser la logistique des réunions, actions collectives, formations et temps d’accueil
– Assurer le classement, l’archivage et la bonne tenue des dossiers papier et numériques dans le respect de la confidentialité.

Gestion administrative courante et RH :
– Participer au suivi des commandes, stocks, factures et éléments administratifs en lien avec les fonctions support
– Contribuer à la préparation de documents utiles aux obligations de suivi, d’évaluation et de traçabilité du service
– Rédiger des comptes rendus de réunion et assurer le suivi des actions décidées
– Collecter les éléments variables de paie ainsi que les données relatives aux ressources humaines.

Assistanat de direction
– Gérer l’agenda de la directrice, prioriser les demandes et préparer les échéances importantes
– Préparer des supports, notes, comptes rendus, courriers et présentations.
– Assurer le suivi opérationnel de dossiers transversaux : qualité, partenariats, projets, échéanciers, relances
– Faciliter la circulation de l’information entre la direction, l’équipe et les fonctions support
– Alerter sur les urgences, les points de blocage et proposer des solutions concrètes d’organisation.

Profil recherché
– Formation Bac +2 minimum en assistanat, gestion administrative ou secrétariat, ou expérience significative sur un poste équivalent.
– Expérience souhaitée dans le secteur médico-social, sanitaire, associatif ou dans un environnement à forte exigence organisationnelle.
– Bonne connaissance du handicap, de l’accompagnement ou de la relation avec des publics en situation de vulnérabilité appréciée.

Compétences attendues
– Maîtrise d’Excel avancée : tableaux croisés dynamiques, formules, suivi d’indicateurs, tableaux de bord, extraction et fiabilisation de données.
– Très bonne maîtrise de Word, Outlook et PowerPoint.
– Excellente organisation, rigueur, sens des priorités et autonomie.
– Capacité à prendre des initiatives et à proposer des améliorations de fonctionnement.
– Qualités rédactionnelles, discrétion, fiabilité et sens du service.
– Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés internes et externes.

Recrutement : CV + Lettre de motivation par courriel en précisant en objet : « Candidature – Assistante administrative et de direction ».
– Mme Marielle GENERALI, Cheffe de service : m.generali@vivre-asso.com
– Mme Valérie CHAILLOT, Directrice de Delta Insertion : v.chaillot@vivre-asso.com