Assistant administratif & Gestion (H/F)

Présentation de l’agence
LTD compte 9 agences spécialisées en recrutement et en travail temporaire organisées par pôle d’expertise en Ingénierie, Tertiaire Haut de Gamme – Fonctions Supports sur la France entière et à l’International. Ltd assure Qualité et Performance, fondé sur une procédure de recrutement rigoureuse et adaptée aux exigences du marché.

MISSIONS & RESPONSABILITES : – Accueil & Flux de communication – Gestion du standard téléphonique fixe – Réception, traitement et dispatch des emails entrants (boîte accueil) – Secrétariat courant : courrier, rédaction de devis simples, gestion des agendas

Appels d’Offres Publics – Volet administratif – Veille et identification des AO publics sur e-marches publics, Dematis, Maximilien. – Constitution et mise en forme des dossiers de candidature (DC1, DC2, attestations, références) – Mise en forme et relecture des mémoires techniques (structure, présentation, charte graphique) – Suivi des échanges sur les plateformes dématérialisées et respect des délais de dépôt – Archivage et traçabilité des candidatures déposées

Support opérationnel & assistanat de direction
– Appui des 3 encadrants : coordination, relances, collecte de pièces – Suivi des documents de chantier : PPSPS, DOE, PV de réception, ordres de service – Assistanat du Président : gestion d’agenda, préparation de réunions – Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, procédures internes

Facturation & Décomptes (DGD) – Établissement des factures clients selon les avancements transmis par l’équipe terrain – Dépôt et suivi sur Chorus Pro (marchés publics) et plateformes privées – Préparation des Décomptes Généraux Définitifs (DGD) sur la base des éléments transmis
– Relances clients sur retards de paiement et suivi de la libération des retenues de garantie – Suivi du tableau de bord facturation / encours clients

Pré-comptabilité & Suivi comptable
– Récupération, rapprochement et traitement des factures clients et fournisseurs
– Suivi fournisseurs : préparation des mises au paiement après validation RAID
– Lettrage clients/fournisseurs dans l’outil comptable
– Rapprochements bancaires selon la périodicité définie
– Préparation et transmission des éléments mensuels au cabinet comptable (Pennylane à venir)

Liaison Cabinet Comptable & éléments RH
– Interface avec le cabinet comptable : TVA, révision, préparation du bilan
– Collecte et transmission des éléments variables de paie (heures, primes, absences)
– Gestion des notes de frais et justificatifs
– Suivi administratif RH : contrats, visites médicales, déclarations, registre du personnel

Structuration & digitalisation (mission transverse)
– Participation à la migration et structuration SharePoint dans le cadre de Microsoft 365 Copilot
– Mise en place de routines de suivi : AO, facturation/DGD, fournisseurs, cabinet
– Formalisation de checklists et tableaux de bord légers pour fiabiliser les processus
– Force de proposition sur l’amélioration continue de l’organisation administrative

Profil recherché :
Comptabilité : Notion de pré-comptabilité et des outils comptables appréciée (Pennylane – migration en cours)
Outils : Pack Microsoft 365 (Excel, Word, SharePoint, Copilot) – niveau opérationnel requis
Marchés publics : Connaissance des marchés publics, plateformes de dépôt, Chorus Pro – un vrai atout
Qualités clés : Rigueur, autonomie, sens de la confidentialité, polyvalence, gestion des priorités en TPE