Assistant administratif Gestion comptable Support RH (H/F)

Sous la responsabilité de la Responsable Administrative, Ressources Humaines et Financière, vous contribuerez à la gestion administrative et comptable de deux entreprises regroupant environ 50 salariés. Vous interviendrez de manière transversale sur l’ensemble des sites, en appui à la gestion administrative, comptable et RH, en lien avec la Responsable et les partenaires externes (cabinet comptable, organismes sociaux.).
Missions :
1. Gestion administrative
– Accueil téléphonique et gestion des courriers
– Rédaction de courriers, documents administratifs et comptes rendus
– Classement, archivage et organisation des documents administratifs (papier et numérique)
– Suivi des dossiers fournisseurs, clients et partenaires
– Gestion et suivi des contrats (prestataires, assurances, abonnements, maintenance…)
– Coordination administrative entre les différents sites de l’entreprise

2. Gestion comptable
(En lien avec la Responsable Administrative et le cabinet comptable)
– Saisie, contrôle et classement des factures fournisseurs
– Émission et suivi des factures clients
– Suivi des règlements fournisseurs
– Suivi des opérations d’encaissements (tous moyens de paiement) et des remises en banque correspondantes
– Mise à jour et suivi des tableaux de bord comptables multisites :
o Écarts de caisse
o Chiffres d’affaires
o Casse
o Marges
– Préparation, contrôle et transmission des pièces comptables au cabinet comptable
– Collaboration avec le cabinet comptable pour la transmission des éléments nécessaires aux déclarations (TVA, bilans, situations intermédiaires, etc.)
– Participation aux rapprochements bancaires et au suivi de la trésorerie

3. Support Social
– Gestion administrative du personnel pour l’ensemble des sites :
o Constitution, mise à jour et archivage des dossiers salariés
– Suivi des contrats de travail, avenants et périodes d’essai
– Préparation et transmission des éléments variables de paie
(heures travaillées, absences, congés payés, arrêts maladie)
– Suivi des absences, congés payés et plannings
– Rédaction de courriers RH courants
(convocations, attestations, notifications simples)
– Interface avec le cabinet de paie et les organismes sociaux

Compétences:
– Connaissances de base en comptabilité et en administration du personnel
– Capacité à gérer plusieurs dossiers et interlocuteurs simultanément
– Respect strict de la confidentialité
Qualités:
– Polyvalence et adaptabilité
– Autonomie progressive
– Bon relationnel
– Discrétion et fiabilité
CDI temps plein ou partiel
Prise de poste dès que possible