Assistant Administratif et Logistique (H/F)

Oracom a près de 10 millions de lecteurs par an sur plus de 100 titres, dont une partie importante sur le pôle histoire
(CA de 26m€ en 2023, env 65 personnes)

MISSIONS PRINCIPALES

Service client

– Réceptionner, qualifier et traiter les demandes des clients, lecteurs et partenaires (mails et téléphone)

– Traiter les réclamations clients en respectant les procédures établies

– Gérer la bibliothèque interne afin d’apporter des réponses adaptées aux lecteurs

– Centraliser et faire remonter les informations pertinentes aux rédactions

Service Auteurs / Contributeurs

– Assurer le suivi des relations avec les auteurs et contributeurs via l’outil Extranet

– Accompagner les contributeurs dans leurs relations Extranet avec les rédactions

Gestion de l’accueil

– Assurer l’accueil téléphonique et le transfert des appels

– Accueillir les visiteurs

– Réceptionner, trier et distribuer le courrier en interne

– Gérer l’affranchissement et les envois de courrier (interne et justificatifs rédactionnels)

– Commander les courses de coursiers, réceptionner et distribuer les livraisons

– Réceptionner et vérifier les livraisons et cartons

– Gérer les plis coursiers entrants et sortants selon les besoins des services

Logistique

– Participer à la préparation des commandes des boutiques

– Gérer les VAN hors shop en collaboration avec certaines rédactions

– Vérifier la bonne réception des paiements par virement en lien avec le service comptabilité

– Gérer les VAN « compléter votre collection » à la réception des bulletins papier

– Gérer les VAN à envoyer hors de France (suivi par email et via les sites)

– Participer à l’envoi de courriers et cadeaux aux lecteurs (abonnés, jeux-concours)

Services généraux

– Aider à l’organisation des réunions internes, visites partenaires et animations / événements internes

– Suivre et gérer les besoins du quotidien des collaborateurs (mobilier, fournitures, cartes de visite, papier à en-tête.)

– Participer à l’aménagement des locaux

– Gérer et suivre les tickets auprès du gestionnaire des locaux (demandes de réparation, réservation de salles)

– Suivre les petits travaux : demandes de devis, suivi des réparations

Soutien à l’équipe administrative

– Apporter un soutien administratif aux équipes (classement, tâches diverses)

– Aider à la préparation des envois de dépôts légaux

Horaires : Lundi à vendredi

Outils maitrisés :

– Suite bureautique : Outlook, Word et Excel

– Profil recherché :

– Bac+2 : gestion, assistant de direction, secrétariat, administration – TPE/PME

– Expérience : 2 ans – secrétariat, assistant administratif, aide logistique, hôte d’accueil