Assistant administratif direction des services techniques (H/F)

La Communauté de Communes de la Côte d’Albâtre recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour a direction des services techniques.

Mission principale : coordination de la gestion administrative de la direction des services techniques :
– Astreintes : réalisation des plannings, suivi des interventions, bilan et suivi de la qualité, pédagogie pour les nouveaux entrants, .
– Suivi du logiciel KOLOK et plus généralement du courrier entrant (suivi, reporting mensuel, relance des différents services, .)
– Suivi de la pochette courrier (distribution, recensement des courriers importants et suivi des réponses) et des parapheurs
– Centralisation des rapports annuels de l’ensemble des services : organisation de la collecte des données, mise en forme et finalisation du document
– Centralisation des délibérations et décisions à présenter : établissement d’un planning semestriel fixant les grandes échéances relatives à la production des actes administratifs, récupération des projets de délibérations et décisions, mise en forme de la note de synthèse de la direction,
– Logiciel ASTECH (Reporting mensuel sur les demandes non traitées pour chacun des services concernés)
– Pastilles d’iodes : gestion du stock et de la distribution éventuelle ; partage de l’information avec l’ensemble des agents de la direction
– Gestion technique des entrées et sorties au sein de la direction : établissement des fiches navettes informatique/finances/RH
– Elaboration de tout document ou toute note utile à la coordination administrative de la direction
– Référente communication de la direction des services techniques
– Recensement des éléments susceptibles de faire l’objet d’une communication
– Relation avec le service communication
– Retour d’information dans les services
-Etablissement et suivi d’un tableau des formations (obligatoires et facultatives) validées par les responsables de services
– Centralisation de la production d’ordres de mission annuels ou ponctuels
– Accueil physique et téléphonique général de la direction
– Notification des bons de commande du service voirie

– gestion administrative et financière des travaux réalisés en maîtrise d’ouvrage déléguée pour les routes départementales : conventions, dossiers de subvention, suivi des recettes, suivi budgétaire, actes administratifs
– Suivi des courriers et des réclamations du service voirie en appui des techniciens
– Organisation administrative des réunions publiques
– Participation administrative à l’organisation des enquêtes publiques
Activités accessoires / secondaires : remplacements ponctuels des assistants de la direction :

– Assurer la continuité des principales missions d’un(e) assistant(e) d’un des services de la direction en cas d’absence,
– Le cas échéant, toute tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement et à la continuité du service public
Savoirs :
– Organisation d’un Etablissement Public,
– Contexte et enjeux de l’Etablissement,
– Notions de comptabilité analytique,
– Missions de service public,
– Fonctionnement et rôle des autres collectivités et établissements publics.

Savoir faire :
– Organisation et de gestion du temps de travail,
– Techniques de secrétariat (prises de notes, comptes-rendus.),
– Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse,

Savoir être :
– Esprit d’équipe
– Être à l’écoute
– Travail en autonomie
– Organisation
– Rigueur
– Assiduité
– Discrétion
Diplômes requis : Bac+2 en gestion, administration ou expérience sur un emploi similaire

Horaires de travail : 8h30/12h30 – 13h30/17h30 (16h30 le vendredi)