Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Accueil physique et téléphonique
– Accueil, orientation des interlocuteurs de l’établissement (résident, famille, intervenants, visiteurs, .)
– Informer et renseigner les visiteurs et partenaires de l’institution,
– Filtrage des appels téléphoniques.

Secrétariat
– Traitement du courrier entrant et sortant (mise en place d’un chrono courrier),
– Frappe de courrier et divers documents,
– Mise à jour des dossiers résidents

Comptabilité/gestion budgétaire
– Mandatement des factures.
– Elaboration de la facturation aux résidents
– Participation à la campagne budgétaire annuelle (Compte Administratif/Budget Primitif).
– Ecritures de fin d’exercice
– Traitement des recettes
– Participation à l’élaboration du bilan d’activité

Gestion du personnel
– Suivi de la carrière des agents.
– Participation à l’élaboration de la paye.
– Suivi de la gestion des arrêts maladie du personnel
– Mise à jour des dossiers administratifs du personnel.

– Elaboration de statistiques et mise à jour des tableaux de bord de suivi des indicateurs de gestion pour la réalisation du bilan d’activité

Compétences
– Connaissances en secrétariat et informatique, des procédures comptables et financière de la M22 et de la réforme de tarification.
– Connaissance de la comptabilité analytique, des spécificités EHPAD (Hébergement/Soins/Dépendance). Connaissance en droit administratif et droit de la fonction publique territoriale.

Bac secrétariat/comptabilité et formation à la M22
Expérience : Débutant accepté, formation interne assurée

Savoir faire
– Connaître ou s’adapter rapidement aux logiciels informatiques.
– Capacité à bâtir des outils de gestion pour la mise en place du système qualité via des tableaux de bord de suivi en lien avec le rapport d’activité.
– Respecter la confidentialité des informations, conscience professionnelle, sens de l’organisation, capacité d’adaptation et de polyvalence, de transmission des données et jouer un rôle d’alerte auprès de la Direction.
– Avoir le sens du travail en équipe.
– Etre ponctuelle.