Assistant administratif / Assistante administrative

Poste statutaire ou à défaut contractuel
Missions / conditions d’exercice
L’agent exercera les missions suivantes, sous l’autorité directe du Maire :
1. Accueil et secrétariat
– Accueil physique et téléphonique : Orientation des usagers, gestion des appels, prise de messages.
– Gestion du courrier : Réception, tri, distribution et envoi (courrier papier et électronique).
– Recherches administratives : Cadastrales, état civil, urbanisme (CU, DP, PC, PD), élections, cimetière.
– Gestion des salles et du matériel : Réservations, suivi des locations, remise des clés.
2. Gestion administrative
– État civil : Tenue des registres, délivrance d’actes, gestion des déclarations.
– Urbanisme : Instruction des dossiers (certificats d’urbanisme, déclarations préalables, permis de construire).
– Élections : Préparation des scrutins, gestion des listes électorales.
– Cimetière : Suivi des concessions, gestion des registres.
– Régies : Cantine, garderie, (encaissements, suivi des inscriptions), station-service.
3. Communication
– Lettre d’information communale : Rédaction, mise en page, diffusion.
– Site internet : Mise à jour des contenus, actualités.
– Supports de communication : Affiches, flyers, réseaux sociaux (selon les besoins).
4. Suppléance
– Gestion de la résidence de tourisme “Le Vendahaut” :
o Accueil des résidents, remise des clés.
o Encaissements et états des lieux.
Profils recherchés
Savoirs (connaissances requises)
– Cadre réglementaire :
o Connaissance des missions des communes (état civil, urbanisme, élections, etc.).
o Maîtrise des règles de déontologie de la fonction publique territoriale (secret professionnel, devoir de réserve).
– Outils :
o Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, messagerie).
o Expérience des logiciels métiers (état civil, urbanisme, élections) appréciée. La commune travaille avec « Odyssée ».
Savoir-faire (compétences techniques)
– Polyvalence : Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à prioriser les tâches.
– Rigueur administrative :
o Respect des délais réglementaires (urbanisme, élections, état civil).
o Vérification de la cohérence juridique des dossiers.
– Relationnel :
o Accueil bienveillant et professionnel des usagers.
o Collaboration avec les élus, services municipaux et partenaires externes.
Savoir-être (qualités personnelles)
– Sens du service public : Engagement, discrétion, neutralité.
– Autonomie : Capacité à travailler avec une supervision minimale.
– Adaptabilité : Réactivité face aux imprévus (ex. : suppléance, urgences administratives).

Poste à pourvoir le 01/07/2026
Date limite de candidature le 12/06/2026