Assistant administratif / Assistante administrative

Le poste :

Rattaché à la Direction, vous assurerez un appui administratif, commercial et organisationnel aux activités de l’entreprise. Vous contribuerez à la fiabilité des informations, au traitement des dossiers clients et fournisseurs, au suivi documentaire et à la bonne coordination entre l’exploitation, le commerce, la comptabilité et les interlocuteurs externes, dans le respect de la règlementation et des procédures internes.

Voici les différentes missions du poste :

Accueil Administration :
– Assurer l’accueil physique et téléphonique du service
– Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les clients selon leur demande
– Etablir les remises de prix et courriers demandés par la hiérarchie.

Gestion commerciale :
– Gérer la relation avec les clients (réception des appels, traitement des demandes, relances, etc.)
– Suivre les comptes clients et fournisseurs (tableaux de bord, statistiques)
– Création des nouveaux clients en informatique et création de dossier
– Etablir les devis et transmettre la fiche d’ouverture de compte aux clients et aux services informatiques
– Mettre à jour les données clients dans le système informatique.

Service facturation :
– Vérifier les éléments de facturation
– Faire les factures en respectant les devis et les exigences des clients (bon de commande, tableaux, certificat de destruction, etc.)
– Participer aux relances clients en transmettant les documents au service comptabilité
– Mettre à jour les tableaux de bord, statistiques d’activité, indicateurs administratifs et états de reporting
– Assurer l’archivage physique et numérique des dossiers et garantir la disponibilité des informations pour les services concernés
– Prise en charge des dossiers et saisie des avoirs concernant les litiges commerciaux
– Contrôler les factures des transporteurs et des exutoires
– Suivre les cours des indices en fonction des devis
– Vérifier la conformité des documents émis avec les procédures internes, les exigences clients et les obligations règlementaires
– Utiliser l’outil bureautique
– Être organiser et savoir gérer son temps (sens de l’organisation, réactivité, capacité d’adaptation et gestion des priorités)
– Fiabilité, traçabilité et confidentialité des informations administratives traitées
– Respect des délais
– Rigueur, autonomie et polyvalence dans le travail
– Aisance relationnelle et esprits d’équipe.

Profil :
Une expérience dans le domaine de la récupération / recyclage / transport serait un plus.
Vous êtes autonome, rigoureux(se) et avez le sens des priorités.
Vous êtes organisé(e) et vous savez faire preuve de confidentialité et de discrétion.
Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique (Excel, Word.).