Assistant administratif – 50% (H/F)

Collaborateur(trice) directe de la responsable de l’administration générale du service et de son responsable opérationnel, l’assistant(e) administratif(ve) contribuera dans le cadre des tâches confiées à un fonctionnement fluide et efficace du service et la réalisation des projets par les missions principales suivantes :

1. Assurer le traitement des dossiers, et la saisie des documents et des comptes-rendus
– Rédiger et assurer le suivi des courriers, conventions, délibérations, décisions, comptes-rendus, rapports administratifs
– Réaliser des travaux de relecture et de mise en forme des documents
– Réaliser le suivi administratif des contrats et abonnement en cours
– Demander des devis
– Gérer et actualiser la base d’information sur les thématiques déchets

2. Appui budgétaire et suivi des factures
– Réaliser les engagements budgétaires, la gestion des bons de commande et aider au suivi budgétaire
– Assister à l’exécution administrative des marchés publics

3. Réaliser l’accueil téléphonique et physique et répondre aux demandes courantes des interlocuteurs

4. Gérer l’information, organiser l’archivage du service
– Assister en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information et de diffusion, de classement et de suivi de dossiers
– Réaliser des recherches documentaires diverses

5. Planifier et organiser les réunions du service et les agendas, rédiger et diffuser les comptes-rendus

PROFIL :
– Expérience d’au moins 3 années sur un poste similaire
– Maîtrise avancée des logiciels de bureautique Office et facilité à maitriser les logiciels ERP de la collectivité
– Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et connaissance des règles comptables serait un plus
– Savoir être à l’écoute des demandes et communiquer avec bienveillance, gérer les situations de conflit avec l’usager
– Savoir travailler en équipe, être dynamique, et faire preuve de rigueur
– Être autonome et avoir le sens de l’organisation
– Savoir traiter les dossiers dans des délais restreints et prioriser les tâches à effectuer

RENSEIGNEMENTS PRATIQUES :
– Statut : Contractuel
– Temps de travail : 50%
– Rémunération : Selon grille indiciaire de la Fonction Publique Territoriale et régime indemnitaire en vigueur (RIFSEEP)
– Avantages : Participation employeur à la mutuelle, prévoyance, titres restaurant, CNAS. Prise en charge de l’abonnement mensuel transports en commun pour les trajets domicile/travail
– Localisation : Prevessin-Moëns (Ain)