Agent administratif service scolarité ENIB (H/F)

1. Description de l’emploi et missions
La personne recrutée intégrera le service scolarité-relations entreprises de l’ENIB, en charge des actes administratifs et pédagogiques liés au cursus et à la vie étudiante. Elle assurera principalement la gestion administrative des actes relatifs aux périodes de formation en entreprise (stages et contrats de professionnalisation). Elle contribuera également à l’alimentation des indicateurs sur ce périmètre.

Activités principales :
– Contribuer à la gestion administrative et organisationnelle du service sur le périmètre des relations entreprises
– Accueillir les usagers (accueil présentiel)
– Assurer l’accueil téléphonique du service (renseigner, prendre les messages et réorienter les appels)
– Assurer le traitement quotidien, en lien avec d’autres agents, des mails de la messagerie du périmètre entreprises
– Saisir les ordres de mission, en lien avec un autre agent
– Participer à l’organisation d’événements
– Organiser le classement et la conservation de documents numériques

– Assurer la gestion des stages de tous les étudiants inscrits à l’ENIB
– Assurer la gestion des conventions de stage (rédaction, édition, envoi et suivi)
– Gérer les documents relatifs aux soutenances de stage (rapports, fiches d’évaluation, questionnaires de satisfaction .)
– Saisir les stages dans le logiciel Apogée
– Saisir les notes dans les tableurs du service et dans le logiciel Apogée

– Assurer la gestion des heures de formation et des documents de validation des contrats de professionnalisation
– Saisir les informations des contrats de professionnalisation dans les tableurs du service, dans Arexis et dans Apogée
– Assurer le suivi hebdomadaire des heures de formation des alternants
– Assurer la relation avec les entreprises concernant les absences en cours des alternants
– Gérer les documents relatifs aux soutenances des contrats de professionnalisation (rapports, fiches d’évaluation, questionnaires de satisfaction.)
– Participer à la gestion de la taxe d’apprentissage
– Saisir les versements annuels dans Arexis
– Effectuer des relances (téléphone et mails) et renseigner le tableur de prospection

– Contribuer à la mise à jour de la base de données Arexis
– Actualiser les données de la base Arexis (actualisations en masse et ponctuelle) (retours de mails non délivrés, participants événements entreprises.).

2. Compétences et qualités attendues
1) Savoirs (connaissances) :
– Réglementation des stages ;
– Techniques de gestion administrative.

2) Savoir-faire (compétences opérationnelles) :
– Maîtrise ou capacité d’appropriation rapide des logiciels AREXIS et APOGEE ;
– Utilisation d’outils de gestion des emplois du temps et des absences (EDT) ;
– Bonne maîtrise des outils bureautiques ;
– Capacité à organiser, classer et hiérarchiser les informations ;
– Expériences antérieures bienvenues.

3) Savoir-être (compétences comportementales) :
– Rigueur, méthode et sens de l’organisation
– Capacité à hiérarchiser les priorités et gérer efficacement les périodes d’activité intense
– Capacité à expliquer les procédures et à accompagner les usagers dans leurs démarches
– Grande patience, sens de l’écoute et excellentes qualités relationnelles
– Discrétion et respect de la confidentialité
– Sens du service public

Candidature : CV, lettre de motivation, lettres de recommandation, le cas échéant, à retourner par voie numérique uniquement au service RH : rh@enib.fr.

Processus de recrutement : entretien.

Contact :
Madame CALVES, responsable du service scolarité-relations entreprises – chantal.calves@enib.fr