Job Secrétaire

ASSISTANT DE DIRECTION H/F CDD 6 MOIS RENOUVELABLE

Champigny-sur-Marne, Île-de-France, France
négociable Expired depuis 7 mois 
Cette offre d'emploi a expiré.

Détails de l'offre d'emploi

Descriptif et missions
Ville de CHAMPIGNY SUR MARNE recrute :
Assistant de direction H/F CDD 6 mois renouvelable

Missions : Sous la responsabilité du responsable du cabinet du Maire et du secrétariat des élus, l’agent apporte une aide permanente à Monsieur le Maire et aux cadres du cabinet du Maire en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, d’orientation des usagers, de classement et de suivi de dossiers.

Activités principales:
– Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat
– Organiser les déplacements et la gestion des RDV
– Organiser et planifier les réunions : préparer les documents afférents; prendre des notes et rédiger les comptes rendus
– Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (prise de notes, rédaction et mise en forme de courriers et documents divers)
– Contrôler les courriers soumis à la signature de Monsieur le Maire
– Organiser le classement et l’archivage des dossiers
– Rechercher et transmettre des informations utiles à Monsieur le Maire et aux cadres, rédiger des notes de synthèse,
– Gestion des tableaux de protocole des cartes de vœux et des réceptions
– Trier, suivre et classer les courriers
– Contribuer à la conception et l’évolution des procédures communes à l’ensemble de l’équipe du Cabinet du Maire et du Secrétariat des Elus

Dans le cadre de la permanence de Monsieur le Maire : accueillir l’usager, assister à l’entretien, contacter et accueillir l’usager en post-permanence pour assurer le suivi de la requête, préparer les dossiers des usagers en lien avec les services compétents, assurer le suivi administratif de la requête.

Activités occasionnelles :
– Effectuer des remplacements auprès de l’équipe d’assistantes en cas d’absence de collègues

A savoir sur le poste :
– Horaires : 8h30 – 12h / 13h30 – 18h (RTT en fonction des modalités en vigueur au sein de la collectivité)
– Période de pics d’activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des obligations du service et/ou de l’élu
– Permanence le samedi matin par roulement avec l’équipe des assistantes d’élus et du Cabinet du Maire donnant lieu à récupération
– Obligation de réserve, de confidentialité et de discrétion

Profil recherché
Profil du candidat:
– Expérience confirmée dans le domaine du secrétariat exigée
– Maîtriser les règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire et les techniques de la note de synthèse
– Titulaire d’un diplôme dans le domaine du secrétariat ou première expérience en assistanat de direction appréciée
– Connaissance de l’environnement territorial et des différents écrits administratifs, circuits et procédures administratives appréciées

Si ce poste vous intéresse, merci de bien vouloir nous communiquer un CV et une lettre de motivation actualisée.

IMPORTANT : Si votre candidature est sélectionnée, vous serez très rapidement convoqué(e) à une session de test bureautique obligatoire.
Avantages collectifs au travail
Prime de fin d’année
Description de la collectivité
Située dans l’une des boucles de la Marne, à 12 km à l’est de Paris, la ville de Champigny-sur-Marne est composée de 10 quartiers mixant habitat individuel et collectif, de 2 grands parcs d’une centaine d’hectares et d’importantes zones d’activités qui regroupent 295 entreprises. Champigny est desservie par l’autoroute A4 ou la RD 4 par les RER A et E et de nombreux bus.

Ville de 76 000 habitants, 3e ville du Val-de-Marne par sa population, 1re par l’étendue de ses espaces verts, Champigny-sur-Marne est plurielle et dynamique. Ville citoyenne, elle fait depuis toujours le pari de la démocratie participative, en associant les habitants et les personnels aux réflexions et aux décisions. Cette démarche est encore renforcée par l’implantation de deux gares du métro Grand Paris Express qui représente un formidable levier de développement économique et social. Tous les secteurs de la vie locale sont concernés et ces projets impactent directement la Direction des Ressources Humaines, qui doit soutenir les services opérationnels dans leur montée en charge pour répondre aux besoins des campinois.

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